Pode-se afirmar, como definição, que o protocolo empresarial é um conjunto de normas de atuação que devem ser definidas no seio da empresa e às quais os colaboradores devem prestar atenção. Ao serviço da organização é-se responsável por transmitir uma imagem afirmativa no relacionamento com os diversos atores que circundam as organizações.
Assim, em todas as ações do quotidiano profissional existem códigos de conduta e comportamentos a seguir e que devem ser valorizados. Talvez a mensagem fundamental a passar seja a de que o protocolo não serve para complicar, mas sim para facilitar. Existindo normas, torna-se mais fácil ter uma atuação assertiva e estabelecer contactos mais duradouros. E todas as regras devem ser ajustadas à realidade de cada empresa. O que é adequado a uma multinacional pode ser excessivo para uma PME. Contudo, deve-se ter presente que o protocolo empresarial transmite a cultura organizacional sendo assim facilmente adaptável ao estilo de cada líder e à atitude que estes definem como a mais acertada para a sua área de atividade, públicos com que se relacionam e mercados em que operam.
Para todos existem pequenas atitudes que ficam sempre bem, revelam diplomacia e interesse no outro, mesmo em empresas tidas como menos formais. O protocolo empresarial não pode ser encarado, de forma redutora, como um conjunto de formalidades maçadoras. Está provado que o estabelecimento de relações comerciais tende a perdurar quando se respeitam todos estes pressupostos, afirmando-se assim esta área como uma mais-valia.
Ao nível da imagem profissional, tema muito sensível e muito discutido, o que se exige é que se ajuste o estilo pessoal ao estilo da organização, bem como, à posição hierárquica que se ocupa. A área de atividade pesa nesta seleção porque dá um conjunto de orientações para aquilo que é esperado. Além disso, o guarda-roupa deve estar alinhado com os propósitos e os objetivos de carreira de cada um.
A utilização dos equipamentos que são disponibilizados pela empresa são para uso exclusivo da mesma. Por isso não fica nada bem, nem transmite profissionalismo, usar imagens pessoais de fundo no computador, em particular para quem faz muitas apresentações. A mesma dica se aplica aos atendedores automáticos de telemóvel, com música, quando este começa a tocar.
As redes sociais são hoje parte integrante do dia de trabalho. É complicado separar o pessoal do profissional e todos, de uma forma ou de outra, já têm noção do impacto que uma fotografia, uma frase ou um comentário podem fazer. Por isso, a palavra de ordem deve ser contenção, sensibilidade e reflexão: quer-se mesmo dizer isto? Quer-se mesmo mostrar a fotografia da última tatuagem feita ou do churrasco do último fim de semana com os amigos?
Além do mais, ser-se discreto e manter a salvaguarda da informação é essencial não só para a manutenção do posto de trabalho, como também para o sucesso profissional.
Recorde-se ainda que as viagens de trabalho não são um passeio ou férias. Naturalmente que se pode aproveitar o tempo livre para conhecer a cidade de destino, mas é necessário cuidar da indumentária e cumprir os horários estipulados.
E recorde-se que profissionalmente, é-se avaliado a cada momento. A imagem profissional é o somatório de vários aspetos da nossa conduta e é, também, formada a partir daquilo que os que nos rodeiam observam e percecionam.
Susana de Salazar Casanova
