Todos os profissionais passam uma parte significativa da sua atividade diária em reuniões. De facto que, com regularidade, o sucesso destes eventos é questionado, pois nem sempre se considera que os objetivos definidos tenham sido atingidos.
Alguns dos aspetos que se salientam para justificar o insucesso passam pelo comportamento – este é imediatamente observado desde o instante em que se entra no local, sendo desejável uma adaptação rápida. Posteriormente, deve-se tentar perceber se o ambiente tende a ser de maior ou de menor formalidade e agir em conformidade. Apesar de existir, nos tempos correntes, uma tendência para encontros menos rígidos, isso nem sempre é sinónimo de liberdade de escolha ou de imposição de certas condutas.
É inquestionável que se devem cumprir as regras básicas de convivência ao participar numa reunião. Estas são por exemplo, estar presente à hora marcada, entrar no local e cumprimentar os presentes com simpatia e ter o cuidado de validar se todos se conhecem; caso contrário, proceder às respetivas apresentações.
Posteriormente é chegado o momento de cada um dos convocados ocupar o seu lugar. No “jogo estratégico” das cadeiras senta-se primeiro o anfitrião e de seguida os demais participantes. É comum que quem lidera se sente na cabeceira da mesa (lugar que pode coincidir com o ocupado pelo anfitrião); o lugar à direita de quem preside corresponde a alguém com certo estatuto empresarial ou ao convidado de honra e, depois, segue-se o lugar à esquerda e assim sucessivamente. As opções de seating são diversificadas e dependem dos objetivos de cada reunião.
De seguida, e em particular, nos primeiros contactos entre organizações, é fundamental trocarem-se cartões de visita, se possível, antes do início dos trabalhos. Este gesto, tão simples, permite saber com rigor quem são os seus interlocutores, o seu nome profissional bem como o cargo que ocupam.
O protocolo é um instrumento precioso de comunicação que facilita os encontros, atribuindo a cada pessoa o lugar que lhe é devido em conformidade com o seu estatuto profissional, atuando também a nível da gestão do tempo e, muito importante, no âmbito das relações interpessoais.
Susana de Salazar Casanova
