Ao organizar-se uma visita empresarial internacional é norma e, também de bom-tom, seguir-se um conjunto de procedimentos com vista a assegurar que os convidados são tratados de forma profissional e especial.
As visitas correntes à empresa não carecem de especiais cuidados (além daqueles elementares a cumprir por quem recebe), mas o mesmo não se verifica quando se acolhe uma delegação internacional com membros da gestão de topo da empresa. Muito em particular, se estes forem oriundos de certas regiões do globo.
Neste sentido, indicam-se 12 pontos que refletem o que deve ser tratado por quem organiza e vai receber:
- Informar-se sobre o país de origem;
- Obter dados diversos sobre o perfil do convidado (função na organização, CV, fotografia, entre outros);
- Garantir que, se este viajar acompanhado, há quem possa prestar apoio ao acompanhante;
- Providenciar a receção no aeroporto e acompanhar o visitante até ao local de alojamento ou ao local do primeiro encontro;
- Sugerir e/ou acautelar as reservas hoteleiras certificando-se que o convidado, à chegada, não irá gastar tempo com este tema;
- Preparar, ajustar e divulgar o programa da visita pelos envolvidos;
- Atentar ao horário no país de origem do seu convidado; o objetivo é que seja respeitada a diferença horária e inerente “jet-lag”, por forma rentabilizar a visita e as reuniões;
- Disponibilizar um plano detalhado de todos os acontecimentos ao longo da visita, quer sejam de natureza social ou estritamente profissional. Isto permitirá ao visitante ajustar-se atempadamente e conseguir algum tempo livre;
- Fazer com que os momentos de refeição sejam não só agradáveis, por exemplo ao escolher restaurantes de qualidade em locais emblemáticos e que, também, permitam dar a conhecer a gastronomia local;
- Oferecer um programa social interessante do ponto de vista cultural;
- Agraciar o visitante com uma lembrança que pode ser simbólica e que deve refletir a cultura do país.
- Garantir que os principais momentos da visita são registados em fotografia ou em vídeo.
Susana de Salazar Casanova
