Convidar é um ato frequente do quotidiano empresarial. O convite é a primeira informação que o convidado irá ter do acontecimento; a sua incorreta elaboração transmite uma má imagem da organização que o promove.
Não esquecer ao emitir um convite:
- Identificar o anfitrião, o nome de quem convida, seguindo-se o cargo; se for mais do que uma pessoa a convidar, deve indicar-se por exemplo “o Conselho de Administração da XPTO convida…”.
- Papel do anfitrião: independentemente da dimensão do evento, as suas responsabilidades passam por: convidar, reunir, acolher, fazer as honras da casa, tentar prestar atenção a cada participante/grupo, agradecer a presença.
- Indicar a informação sobre o evento para o qual se está a convidar, sendo indispensável que constem certos dados, como a data, a hora e o local onde o acontecimento irá ter lugar.
- Solicitar uma resposta cuja designação em língua portuguesa é R.S.F.F. (“Responda Se Faz Favor”) com indicação de telefone e de correio eletrónico, podendo ainda acrescer a data limite para confirmação de presença.
- Responder: o prazo de resposta deve ser breve. Esta informação é muito importante, uma vez que, o anfitrião, ao organizar um evento precisa de saber o número de participantes para ajustar custos e efetuar um planeamento real do acontecimento (adequar o espaço, validar o número de lugares, contratar serviços, fazer ajustes na equipa, preparar o “seating” (mesas de refeição, mesas de presidência ou lugares em plateia), entre outros.
- Enviar os convites: deve ocorrer com antecedência (8 a 15 dias, por exemplo) afim de permitir ao convidado que este tenha tempo de, face à data de realização do evento, o encaixar na agenda.
- Papel do convidado: a primeira ação que deve realizar é responder, com a brevidade possível. No dia do evento deve ser pontual. Ao ser encaminhado ao lugar (mesa de presidência ou de refeição) deve aceitá-lo. Tomar a decisão de se sentar noutro local, não é uma decisão sensata e pode causar vários desafios a quem coordena o evento, pois estará a mudar a ordenação dos convidados na mesa criando situações desconfortáveis.
Susana de Salazar Casanova
