Ao preparar-se uma apresentação é imprescindível conhecer o tipo de público a quem esta se dirige. O mesmo conteúdo tem diferentes abordagens em função da audiência; considere-se a área de atividade profissional, a formação académica, o nível de conhecimento do assunto, a experiência profissional ou, ainda, o país de origem.
Algumas falhas comuns relacionam-se com certas assunções que se fazem: acreditar que os ouvintes conhecem o tema, que concordam com tudo o que é transmitido ou que pelo facto de se ser sobejamente conhecido, não é esperada uma abordagem inovadora.
Há diversas ferramentas para fazer apresentações; o mais relevante é que os diapositivos contribuam para a organização do discurso. Considere-se que estes são um apoio visual na transmissão de informação e que, com frequência, se presta mais atenção ao que se vê do que ao que se lê. O conteúdo visual, com imagens de qualidade, é um reforço da mensagem verbal – diapositivos com muito texto causam aborrecimento nos ouvintes. A criatividade é apreciada, em especial quando o teor é sério, como a apresentação de resultados financeiros; não quer isto dizer que, para se mostrarem resultados negativos, se mude de vermelho, para amarelo, apenas porque o amarelo é a cor do otimismo. Cada apoio visual deve captar a atenção – certifique-se de que o título cria expetativa e está de acordo com o assunto. Recomenda-se contenção nos efeitos especiais: letrinhas a cair, uma de cada vez, com um barulhinho de fundo contribuirá mais para a distração do público do que para o seu esclarecimento.
Atente-se aos sinais emitidos pela audiência: abanar a perna, bater com o pé, cruzar e descruzar as pernas, conversar alegremente, olhar para trás… por norma revela enfado. Um desafio é conseguir que não se consultem gadgets: telemóvel ou tablet pc. E se começar a observar que algumas pessoas abandonam o espaço, interprete-se a mensagem como um alerta.
Um aspeto básico é o orador apresentar-se com uma imagem exemplar. O estilo além de transmitir informação sobre quem é, deve estar ajustado ao evento e ao tipo de público. Se é uma daquelas pessoas que não tem grande sensibilidade para o tema ou não lhe dá grande importância, informe-se sobre o impacto da comunicação não-verbal. Não se exige que seja um ícone de moda, apenas que escolha uma roupa favorecedora e isso baseia-se na correta combinação de modelos, cores e acessórios – discrição e simplicidade são palavras-chave. Lembre-se que está a ser visto por muitas pessoas, pelo que tudo é analisado e avaliado – não apenas o que se diz.
O orador deve preocupar-se em desenvolver técnicas e melhorar a sua expressão verbal. Isso inclui, eventualmente, corrigir falhas de dicção e o uso de vocabulário cuidado, não tendo que ser arcaico ou técnico, já que isso é normalmente pouco atrativo. Deve-se abolir completamente o calão e moderar o recurso às denominadas muletas linguísticas, como: “efetivamente” e, ainda, “hum”, “pá” ou “ah”.
Por fim, a atitude e o comportamento. Cumprimente no início a audiência e estimule a curiosidade. Fale com calma, mas com energia e mantenha-se atento a quem o ouve. Para evitar ruídos e transmitir uma imagem de nervosismo não se aproxime demasiado do microfone ou facilmente se escutará a sua respiração. Evite papéis ou objetos junto do microfone ou nas mãos. Respeite o tempo e as normas definidas. Abstenha-se de fazer insinuações ou de falar mal de terceiros, ainda que tenha a certeza que todos se irão rir da graça, pois não é elegante fazer humor depreciando os outros. Ao finalizar, reforce a mensagem principal, partilhando recomendações. Feche com humor porque isso ajuda a intensificar a mensagem e a memorizar o que foi transmitido.
Se tiver uma apresentação importante a fazer, não se esqueça de a praticar. Quanto mais impaciente se sentir, mais facilmente cairá num erro. E pode sempre treinar filmando-se a praticar e vendo o vídeo posteriormente. Ficará surpreendido se o fizer! No final, não se esqueça de agradecer.
Susana de Salazar Casanova
