Estas são questões com as quais qualquer profissional se depara em diversos momentos do dia. Quantas vezes se pensa nas vantagens de escrever um email, que em certos casos não se terá uma resposta imediata, mas que é rápido e do qual se fica com um registo, em detrimento de um telefonema.
Para assuntos simples ou para aqueles que sejam necessários resolver rapidamente, o contacto telefónico continua a ser a via preferencial. Decide-se, com relativa frequência, com base naquilo que gostaria de receber. E uns preferem escrever para não perder tanto tempo, outros falar porque apreciam mais o contacto pessoal.
A escolha do meio de comunicação deve prender-se, em primeiro lugar, com o tipo de mensagem a transmitir. Assuntos delicados, por exemplo, devem ser falados. Outros fatores relevantes são a relação profissional ou localização geográfica do emissor e do recetor. Adicionalmente, e quando se conhece a preferência da pessoa, pode e deve optar-se por escolher esse meio de comunicação.
Embora o email seja um facilitador, há quem fique embaraçado ao ver vinte ou trinta mails no inbox, ao ligar o computador ou noutro gadget.
–Sugestões–
Deve efetuar-se um contacto presencial ou telefónico quando:
– Se tem urgência;
– Se pretende obter novas ideias ou feedback;
– Se quer uma opinião imediata;
– Se pretende expressar emoção – é possível recorrer à comunicação não-verbal para reforçar a mensagem;
– Não se quer passar uma ideia de rigidez.
Por outro lado, deve-se comunicar por escrito quando:
– O assunto é sério e importante, mas não urgente;
– Existe a preocupação de não quebrar a produtividade ou o ritmo de uma tarefa ao destinatário;
– Se quer enviar documentação em anexo;
– Se quer marcar uma posição;
– Se quer dar a conhecer um tema a um número vasto de pessoas;
– A abrangência geográfica é diversa;
– Não se está próximo do interlocutor e não se tem oportunidade de falar.
Escrever acaba muitas vezes por ser a melhor forma de alcançar o objetivo pretendido, sem causar transtornos ao recetor. Os telefonemas interrompem almoços, reuniões, consultas, … Contudo, tenha ainda em atenção a que tudo o que se escreve fica registado, podendo portanto ser lido posteriormente ou dado a ler a terceiros.
Susana de Salazar Casanova
