Os eventos estão integrados nas estratégias de comunicação das empresas e instituições que, ao promoverem ou levarem a cabo determinados acontecimentos, conseguem através destes obter um bom retorno para os seus objetivos (desde que tenham sido definidos com clareza).
O protocolo é uma disciplina, com normas e técnicas que se aplica na organização de eventos com o objetivo de apoiar a organização, de ordenar espaços, dispor pessoas e de fazer respeitar a lei (bandeiras (DL n.º 150/87 e precedências (Lei n.º 40/2006), por exemplo).
As regras de protocolo têm de ser devidamente enquadradas na gestão do evento para que os objetivos estabelecidos possam ser corretamente comunicados. O cumprimento rigoroso destas normas irá contribuir para a promoção da imagem dessa empresa ou instituição, junto do público. Adicionalmente, transmite uma imagem coerente e harmoniosa dos seus representantes.
Apesar de muito se falar e de muito se escrever sobre comunicação, sobre eventos e, também, sobre protocolo, é ainda frequente considerar que o protocolo não é necessário em qualquer tipologia de eventos. Defendo que o protocolo é transversal a todos os eventos quer sejam: inaugurações, congressos, entregas de prémios, seminários, reuniões, cocktails ou receções, refeições, entre outros. Em todos estes eventos há momentos no programa que carecem de atenção protocolar.
Os técnicos de protocolo e os gestores de eventos (equipa de produção) têm a árdua função de conseguir que os eventos sejam acessíveis e decorram sem barreiras. Na aplicação das normas protocolares aos eventos há que ter em atenção o tipo e o perfil do convidado, nomeadamente se este vai ter a presença de altas entidades. O âmbito do acontecimento, público ou privado, determina a sequência dos diversos momentos desse ato.
Algumas falhas passam por se:
- Desrespeitar a pontualidade em função do que foi estabelecido no programa
Fazer esperar os convidados, por vezes até o próprio anfitrião
Descuidar a organização do acontecimento e permitir que isso transpareça para o público
Ignorar a agenda em eventos internos gerando perdas de tempo e dinheiro
Deixar que o telemóvel interfira no desenrolar do encontro
Desconhecer as normas da tech-etiquette
Confundir as normas sociais e as precedências empresariais (por exemplo dar precedência em função do género e não do cargo)
Participar mas interagir com outros convidados
Desleixar a seleção do traje e não cumprir as indicações dadas no convite
Sentar-se sem que o lugar lhe tenha sido indicado ou alterar a marcação pré-estabelecida
A linguagem protocolar é silenciosa e molda a mensagem que se pretende transmitir. É a soma de todas as peças num evento. O protocolo não é estatático, o protocolo é flexível e ajusta-se a cada situação em particular. A quem cabe a tarefa de aplicar as normas de protocolo é-lhe muitas vezes solicitado que seja criativo mantendo as regras, mas tendo sempre presente que o evento tem de fluir da forma mais natural possível. O protocolo é, também, um instrumento elementar para a sã convivência entre os participantes, cada um ocupando o lugar que lhe cabe em função do seu estatuto profissional.
Susana de Salazar Casanova
