Todos nós, profissionais ativos, passamos uma parte significativa da nossa atividade diária em reuniões… Sim, é um facto que muitas vezes o sucesso destes eventos é questionado e que os objetivos não são integralmente atingidos.
Inicio por aquilo que se salienta de imediato: o comportamento, que começa a ser observado a partir do instante em que entramos num espaço sendo, por isso, desejável uma adaptação a cada encontro e à sua maior ou menor formalidade. Acredito que existe atualmente uma tendência generalizada para encontros menos rígidos, mas isto não é sinónimo de liberdade total! É inquestionável considerar o cumprimento das regras elementares de convivência a serem acauteladas ao participar numa reunião: estar presente à hora marcada, sorrir ao cumprimentar ou saber actuar quando precisamos de apresentar pessoas.
Nos primeiros contactos é fundamental trocar cartões de visita, preferencialmente antes do início dos trabalhos. Este gesto, tão simples, permite-nos saber com rigor quem são os nossos interlocutores e saber o nome e o cargo facilita uma negociação.
No “jogo estratégico das cadeiras” senta-se primeiro o anfitrião e de seguida os outros participantes. É bastante frequente quem lidera sentar-se na cabeceira da mesa, mas mais importante é que consiga controlar os acessos ao espaço e visualize, ao conversar, todos os presentes. O lugar da direita corresponde à pessoa de maior estatuto ou ao convidado de honra, seguindo-se o lugar da esquerda. As opções neste domínio são muitas e dependem dos objetivos de cada reunião.
O protocolo é um instrumento precioso de comunicação ajudando-nos a otimizar os encontros, atuando também a nível da gestão do tempo e, muito importante, no âmbito das relações interpessoais.
Susana de Salazar Casanova
