A organização de um evento internacional reveste-se da maior importância para o país que o organiza e que quer transmitir uma imagem de excelência. Os detalhes organizacionais são abrangentes, demoram meses a estruturar e condicionam o sucesso do evento, onde o improviso não deve existir.
O protocolo, como matéria universal, é extraordinariamente importante nestes eventos, estando presente desde os aspetos mais simples, como o cumprimento da pontualidade e o ato de cumprimentar, aos recebimentos oficiais, à ordenação e colocação de bandeiras, às precedências oficiais, ao seating em encontros de trabalho e em refeições, à seleção de menus, nunca esquecendo a segurança que num evento internacional com Chefes de Estado e de Governo, tem um papel central e de relevo.
Embora existam variações de Estado para Estado quanto à organização, há um conjunto de tarefas transversais: definição de datas, estruturação do(s) programa(s) e sua aprovação, eventuais condecorações a trocar, visitas a monumentos emblemáticos, assinatura em livros de honra, encontros paralelos a nível oficial ou empresarial, banquetes, ofertas várias, conferências de imprensa…
Ao país que recebe, no seu papel de anfitrião, além de convidar, receber e dispor bem os convidados, cabe-lhe informar-se previamente sobre a cultura, os hábitos, os costumes de quem o visita, porque uma falha pode suscetibilizar as relações diplomáticas entre esses Estados. O objetivo é tornar a permanência do convidado memorável, proporcionando-lhe momentos agradáveis, dando-lhe a conhecer o melhor do país: as pessoas, a sua riqueza histórica e cultural. As refeições assumem um grande protagonismo, em especial em eventos com um vasto número de países/culturas/religiões, que condicionam a composição dos menus.
O visitante tem também um papel esperado e que passa pela obtenção de informação sobre o país a visitar, considerando-se fundamental agir com prudência face à cultura visitada, conhecer o sistema político, bem como o nome dos seus representantes, e respetivas as formas de tratamento. E deve dominar os factos históricos mais relevantes ou temas da atualidade, saber quais são as principais cidades e onde se localizam geograficamente, inteirar-se sobre a religião professada, identificar os temas de natureza delicada e que não devem ser mencionados.
Ao nível do protocolo internacional é fundamental que exista entre anfitrião e convidados uma predisposição natural que facilite o encontro, através da adaptação mútua de culturas, que tornam o evento um momento a recordar com satisfação.
Susana de Salazar Casanova
