Muito embora o email seja o meio de comunicação preferencial, as cartas continuam a ter um papel importante na comunicação empresarial e não só. O email, ao contrário da carta, não pode ser utilizado para a transmissão de todo o tipo de mensagens, note-se o exemplo das mensagens de condolências ou de um convite.
A carta deve ser o suporte de comunicação selecionado quando o assunto é formal, quando o estatuto do destinatário é elevado, quando o tema é sério ou de natureza sensível. A comunicação processa-se hoje em dia de forma mais ligeira e menos rígida. Contudo, não se deve confundir uma menor rigidez com informalidade. Como tal, quando o tema é importante, como por exemplo uma carta endereçada a uma alta entidade ou um pedido de patrocínio para um evento, as regras devem ser acauteladas. Uma carta bem redigida marca positivamente a diferença, transmitindo uma boa primeira impressão a quem a lê.
Recordam-se dez elementos indispensáveis:
1. Formatação – Informe-se sobre as regras existentes na sua organização. Utilize uma disposição profissional atentando às margens, selecionando um tipo de letra tipo serif, ponderando o arranjo gráfico, sem descuidar a ortografia.
2. Destinatário – Identifique-o no campo respetivo: “Exmo. Senhor Dr. Frederico Gonçalves, Diretor de Recursos Humanos da empresa X”.
3. Data – Elemento indispensável: Lisboa, X de janeiro de 2015, ao invés de 15/01/2015.
4. Assunto – Deve ser sucinto mas esclarecedor para captar a atenção, motivar a leitura e facilitar o processo de arquivo.
5. Saudação inicial – Utilize o tratamento em função do estatuto ou do cargo do interlocutor, por exemplo: “Cara Inês Alexandre” (se o conhecer), e que poderá aparecer manuscrito.
6. Corpo da carta – Procure ser claro e objetivo. Em textos mais longos, numere as folhas e use papel de continuação, se aplicável.
7. Saudação final – Das diversas expressões existentes para o efeito, escolha a que melhor se adequa ao assunto da carta e ao destinatário. Note-se que “Cumprimentos” é o que se escreve num email e não numa carta.
8. Assinatura – Encerra e valida o documento. As páginas de continuação devem ser rubricadas.
9. Dobras – Evite efetuar um grande número de dobras, não mais de três.
10. Sobrescrito – Deve conter os elementos do emissor e do recetor, reproduzindo-se o campo de destinatário. Em situações formais a escolha deve recair num envelope sem janela, que pode ser manuscrito.
Susana de Salazar Casanova
