Ao negociar ou ao trabalhar noutros países é indispensável obter uma preparação prévia sobre vários aspetos que integram essa(s) sociedade(s), caso contrário, corre-se o risco de fazer investimentos infrutíferos.
Um dos tópicos importantes é o da língua estrangeira e pode ser vantajoso, em certos países, contratar um intérprete. É, também, necessário acautelar a tradução da documentação, não esquecendo os cartões-de-visita e os procedimentos que envolvem a troca. A título de exemplo note-se que, com japoneses, existe um cerimonial específico designado de Meishi. Veja-se o vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=-CqVA8flPMc. Um deslize tão simples como ignorar o cartão do visitante japonês é considerado uma indelicadeza.
Todos os elementos são fundamentais numa negociação, revelam conhecimento e uma forte preocupação em dar uma boa imagem da empresa que se representa, bem como da sua gestão de topo e dos colaboradores.
Acrescem um conjunto de cortesias, a cargo do anfitrião e que além de gerarem bons relacionamentos interpessoais, dispõem bem:
– Receber no aeroporto o convidado ou solicitar a um membro da equipa que se responsabilize e cumpra com esse ato de gentileza.
– Acautelar as reservas hoteleiras ou certificar-se de que o convidado tem a informação necessária para escolher a melhor unidade hoteleira.
– Atentar ao horário, no país de origem da pessoa visitante, respeitando as respetivas diferenças e o jet lag. Quem faz um voo intercontinental precisa de descansar umas horas, antes de enfrentar um dia preenchido de reuniões ou de visitas a fábricas, em especial se o programa exigir deslocações em viatura.
– Estabelecer um programa para a visita, informando o convidado, previamente. À chegada, entregar um plano detalhado de todos os encontros, para que este se possa organizar e ajustar.
– Selecionar, para as refeições, restaurantes de boa qualidade e, preferencialmente, espaços emblemáticos na cidade anfitriã. É revelador de bom senso consultar o parceiro e considerar as suas preferências gastronómicas.
– Organizar um programa social quando se sabe que a pessoa viaja acompanhada. Para evitar dificuldades é de toda a pertinência que este inclua o “dress code”.
No final da visita é frequente acontecer uma troca de presentes, pelo que deverá acautelar este aspeto. Hoje, mais do que nunca, deve optando por promover a cultura portuguesa. Não é aconselhada a oferta de objetos que causem complicações de transporte pelo seu volume ou peso. Tenha-se ainda em atenção o que pode ofender o visitante.
Por fim, tentar não esquecer, independente de se ser convidado ou anfitrião, será o envio de uma nota de agradecimento pelo encontro.
Susana de Salazar Casanova
